Служебные записки

Зачем нужны служебные записки?

Например, сотрудник уходит в отпуск и пишет заявление. Его должны согласовать руководитель отдела, бухгалтер, специалист отдела персонала и исполнительный директор компании. Можно ходить по кабинетам, но это долго. Прикрепите скан (фото) заявления к служебной записке и отправьте коллегам.

Также через служебные записки можно легко согласовывать любые документы (например, техническую документацию), делать запросы в различные отделы. 

Специфика служебных записок заключается в том, что их форма строго формализована, после отправки уже нельзя внести изменения и Вы в любой момент будете видеть, кто согласовал записку, отказал или ознакомился (в соответствии со своей компетенцией).

Видео

Как создать служебную записку?

1. Перейдите в раздел Процессы/Служебные записки.
2. Нажмите Добавить.
3. Заполните служебную записку. Укажите хотя бы одного получателя. 
4. Свяжите записку с другим объектом, если необходимо (подробнее...).
5. Нажмите Отослать.

После отправки: 

• нельзя редактировать служебную записку;
• нельзя связывать служебную записку с другими объектами.

Как отозвать служебную записку?

1. Перейдите в служебную записку.
2. Нажмите Отозвать.

У получателей появится уведомление о том, что служебная записка отозвана. Отреагировать на неё они уже не смогут. Единственная возможность, которая останется в случае отзыва — удалить в архив. 

Как принять решение по служебной записке?

1. Откройте служебную записку.

2. Выберите решение: 

• Ознакомиться.
• Согласовать.
• Отказать.

Во всплывающем окне Вы можете: 

• добавить комментарий по принятому решению, заполнив соответствующее поле;
• поставить флаг напротив Опубликовать в чате отчет о принятии решения по служебной записке, чтобы проинформировать коллег о своём решении.

3. При выборе решения можете добавить Комментарий во всплывающем окне.

4. Чтобы переслать записку, нажмите Плюс в блоке Получатели.

• Система переводит записку на этап В процессе согласования, когда хотя бы один получатель открыл записку.
• Система переводит записку на этап Результат согласования, когда все получатели приняли решение.

Как удалить служебную записку?

1. Перейдите в служебную записку.
2. Выберите Корзину справа вверху.

Записка окажется в Архиве. Удалить окончательно служебную записку нельзя.

Чтобы просмотреть все удалённые записки, выберите статус Архив в меню сверху.

Записка исчезает только у сотрудника, который её удалил.

Как связать записку с другими объектами?

Служебные записки связываются с другими объектами (диалогами, контактами, проектами) также, как и в других разделах Smarty CRM. Подробнее...

Внимание!

Связывайте служебную записку с объектами до отправки. После с ней связать объекты нельзя.

Какие действуют лимиты на записки?

💡 Узнайте о лимитах по каждому тарифу.